Hoe is het om als HR-manager te werken bij een snel groeiend bedrijf als Breedweer? Ineke van Til vertelt over de ervaringen die zij heeft opgedaan in de afgelopen anderhalf jaar.
ISO 9001 is een certificering die aantoont dat je als bedrijf producten en diensten levert die aan de gevraagde kwaliteit van stakeholders (klanten, medewerkers, leveranciers, overheid en omgeving) voldoen. Een certificering waar een facilitaire dienstverlener als Breedweer graag over wilt beschikken. Marcel de Jong, vertelt over het ISO 9001 proces dat hij bij Breedweer begeleidde. Met een positief resultaat, want sinds 9 maart 2022 zijn we in het bezit van een ISO 9001:2015 certificaat.
ISO 9001
‘ISO 9001 gaat over kwaliteit zowel binnen als buiten de organisatie. Daarbij breng je verschillende processen in kaart, zorg je voor verbetering van de processen en stem je de processen af met alle medewerkers. De eerste stap was dan ook het voeren van gesprekken met zoveel mogelijk medewerkers. Dan praat je over alles wat met het werk te maken heeft. Dus: wat zijn je taken, met wie heb je overleg, waar loop je tegenaan en wat zijn verbeterpunten?’
Processen in kaart brengen
Zo ontdekte Marcel dat sommige mensen teveel taken of niet goed gedefinieerde taken hadden. Op basis daarvan maakte hij processchema’s. ‘In een processchema leg je alle activiteiten en aanvullende informatie van elke afdeling vast in tabelvorm. Zo maakte ik bijvoorbeeld voor de afdeling sales & marketing een processchema, dat ik in overleg met senior accountmanager Bas Eijkelenkamp uitgebreid heb met een zogenaamde bid/o-bid procedure (wanneer ga je wel of niet aanbesteden). Zo ging dat voor alle afdelingen en heb ik de meeste processen in kaart gebracht. Dat was niet altijd eenvoudig. Kijk naar een proces als klachtenmanagement. Iedereen heeft daar zijn mening over en samen kom je tot een consensus. ISO werkt vanuit de gedachte: plan, do, check, act. Het gaat er om dat je vastlegt hoe alles geregeld is en waarborgt dat processen verbeterd worden.’
Externe audit
Voordat de audit door een certificerende instelling kan plaatsvinden, vindt eerst een vooronderzoek plaats. Dit onderzoek stelt vast of je wel of niet geschikt wordt geacht voor het ISO-proces. ‘En vervolgens vindt de audit plaats op kantoor door een externe certificerende instelling,’ aldus Marcel. ‘Eind januari werden zo verschillende gesprekken gehouden met medewerkers waarin werkzaamheden getoetst worden aan de norm. Belangrijk is dat de directie hierbij aanwezig is. Het beleid dat zij beschreven hebben, moet tenslotte gewaarborgd worden.’
Een prachtige stap
‘Het ISO-certificaat is drie jaar geldig. Elk jaar dien je zaken als klachtenmanagement, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid te overleggen. Na drie jaar begint de cyclus weer opnieuw, om de kwaliteit continu te kunnen waarborgen. Het belang van een ISO-certificaat is tweeledig. Het zorgt voor verbetering van alle werkprocessen en kan aan klanten getoond worden bij bijvoorbeeld aanbestedingen.
Een bedrijf als Breedweer groeit en dat gaat zoals in elke organisatie gepaard met zogenaamde groeistuipen. Het is dan ontzettend belangrijk dat dan duidelijk is wie wat doet en wie waar verantwoordelijk voor is. Dit ISO-certificaat is een prachtige stap voor Breedweer in procesvorming en professionalisering. Breedweer is klaar om nog meer impact te maken waarbij de kwaliteit gewaarborgd is.’
Gerelateerde berichten
